مشکلات انعطاف پذیری زمان کار
کارکردن از راه دور، به ویژه در جهانی که تحت تأثیر کوید-۱۹ قرار دارد، طبیعتاً منجر به “انعطاف پذیری در زمان ” می‌شود. کارمندان دارای فرزند کوچک ممکن است اکثر کارهای خود را شب‌ها بعد از اینکه بچه‌ها در رختخواب هستند انجام دهند. برخی دیگر صبح زود شروع به کار می‌کنند و امیدوارند زودتر کار را کنار بگذارند. عده‌ای دیر شروع می‌کنند و تا دیر وقت کار می‌کنند.
اگر افراد تیم شما با برنامه زمانی متفاوت کار کنند، این امکان وجود دارد که در تمام ساعات شبانه روز و یا آخر هفته ایمیل و پیام دریافت کنید -که می‌تواند به سرعت محیطی همیشه در دسترس یا “همیشه روشن” را ایجاد کند. این موضوع می‌تواند در بعضی از صنایع ضروری باشد، اما مطمئناً در همه صنایع و برای همه افراد در هر صنعتی ضرورت ندارد. اما وقتی این امر در فرهنگ سازمانی ریشه پیدا کند، “بازگشت” بعداً دشوار می‌شود. و از طرف دیگر “همیشه روشن” بودن هم نمی‌تواند حالت پایداری باشد. این موضوع فشار کاری را افزایش می دهد و به سرعت شرکت را به مکانی ناخوشایند برای کار تبدیل می‌کند. همین امر ممکن است باعث شود که حتی کارمندان متعهد نیز پیشنهادهای دیگر را در مورد بررسی قرار دهند.
من سال‌هاست که به مشتریان کمک می‌کنم تا سیاست‌هایی بکار گیرند که مانع افزایش فشار کاری می‌شود. در حال حاضر که کارمندان ناگهانی و به صورت ناآماده به این وضعیت ناآشنا پرتاب شده‌اند، این موضوع اهمیت بیشتری هم پیدا می‌کند. با توجه به شرایط موجود، چگونه می‌توان نیازهای کارکنان یک سازمان را تأمین و در عین حال از فرهنگ شرکت و تعادل بین کار و زندگی تیم هم محافظت کرد؟ به نظر می‌رسد نکته اصلی و به صورت خلاصه، پذیرفتن و تشویق انعطاف‌پذیری در زمان و در عین حال “ساعت‌های ارتباطی” مشخص است (برای مثال ۸ صبح تا ۶ بعد از ظهر). در خارج از این ساعت‌ها، کارمندان باید تشویق شوند که تنظیمات پیام‌‌رسان‌های خود را به “Do Not Durburb” تغییر دهند و از ویژگی ”schedule send” سرویس ایمیل خود استفاده کنند تا پیام‌ها فقط در ساعات ارتباطی دریافت شوند.
هر مکاتبه‌ی ضروری و یا مشکل فوری در خارج از ساعات ارتباطی می‌تواند از طریق تماس یا پیام تلفنی انجام شود. به این ترتیب می‌توان با خیال راحت دسترسی به همه کانال‌های ارتباطی با دیگران مانند ایمیل، Slack ، انواع پیامرسانها و غیره را بست. معمولاً تماس یا پیام تلفنی این فرصت را هم به گیرنده‌ی تماس می‌دهد که یکبار دیگر فکر کند: “آیا واقعا به این شخص الان نیاز دارم یا این مکالمه می‌تواند به تاخیر افتاد؟”. با رعایت این اصول، به همه افراد تیم این امکان داده می‌شود که هر زمانی که برای آنها مناسب باشد کار کنند، اما این احساس هم به وجود نمی‌آید که مجبورند تمام وقت کار کنند و برنامه همه افراد تیم هم لازم نیست هماهنگ شود. نباید فراموش شود که چالش برانگیز بودن این زمان از اهمیت استراحت و دوری از کار کم نمی‌کند. در حقیقت، تیم بدون استراحت مناسب، نمی‌تواند استرس افزایش یافته را به خوبی رفع کند.
در اینجا به راهکارهایی برای اجرای موفقیت‌آمیز این سیاست می‌پردازیم:
ابتدا صریحاً وجود مسئله را تصدیق کرده و بر اهمیت ساعات دوری از کار تأکید شود. این کار را می‌توان در یک جلسه همگانی و از راه دور انجام داد. بهتر است این پیام‌ها به صورت زنده یا ضبط شده از طرف مدیرعامل و مدیران ارشد شرکت باشند. توصیه می‌شود این ارتباطات در سطح مدیریتی را بطور منظم انجام شده و هر بار اهمیت زمان استراحت برای تاکید بیشتر یادآوری شود. این پیام‌ها می‌تواند چیزی شبیه به این باشد ، “ما اعتقاد داریم که استراحت و دوری از کار مهم است، و توصیه می‌کنیم ساعت‌های کاری خود را رهگیری کنید و آن را به تقریباً ۴۰ ساعت در هفته محدود کنید. بسته به نقش شما، ممکن است زمان‌هایی لازم باشد ساعات بیشتری کار کنید و زمان‌هایی کمتر، اما ما لازم می‌دانیم که شما را ترغیب کنیم که تناسب را رعایت کنید”
ممکن است اعلام واضح ابن دستور‌العمل به نظر کار درستی نیاید، به خصوص اگر سازمانی تحت تأثیر منفی شرایط همه‌گیری قرار گرفته باشد. اما تأثیر مثبت آن بر فرهنگ سازمان در دراز مدت خود را نشان خواهد داد. دستورالعمل‌هایی برای استفاده از کانال‌های ارتباطی ارائه شود.
دوم، دستورالعمل‌های واضحی در مورد چگونگی استفاده و زمان استفاده از هر کانال ارتباطی، تعیین شود. حتی پس از برداشته شدن قوانین کار از خانه و در زمان بازگشت افراد به محیط سازمان، بهتر است به تمرین و اجرای این دستورالعمل‌ها ادامه داد. به عنوان مثال، هرگز برای برقراری ارتباط فوری و ضروری، نباید از ایمیل استفاده شود. استفاده از ایمیل برای مراودات ضروری، می‌تواند انتظار از این سرویس را به عنوان کانال ارتباطی ضروری بالا ببرد. اما در عمل همه قادر به رصد کردن همه پیام‌های دریافتی از طریق ایمیل در اسرع وقت نیستند و تلاش هم برای رسیدن به آن بیهوده و استرس زاست، موجب بار روانی مضاعف و در نهایت فرسودگی می‌شود.
رهنمودهای ارتباطی باید “ساعت‌های برقراری ارتباط” که در قسمت قبل در مورد آن صحبت شد را در نظر بگیرند. در زیر مثالی برای شروع آورده شده است. ابتدا اطمینان حاصل کنید که از تمام راه‌هایی که تیم برای برقراری ارتباط داخلی و خارجی استفاده می‌کند، لیست کاملی وجود داشته باشد و دستورالعمل‌ها بر این اساس آنها تنظیم شوند.
راهنمای ارتباطات
| روش ارتباطی | در بازه ساعات ارتباطی | خارج از بازه ساعات ارتباطی |
| ایمیل | اشتراک گذاری اطلاعات، درخواست‌های معمول | دست نگه داشتن، استفاده از ویژگی ”schedule send” سرویس ایمیل |
| پیام رسانهایی مانند slack | معاشرت، محاورات در مورد پروژه | تنظیم پیامرسانها به “Do Not Durburb” |
| تلفن | ارتباطات شخصی، تماس‌های ضروری و یا مشکلات فوری | تماس‌های ضروری و یا مشکلات فوری |
| پیامک | تماس‌های ضروری و یا مشکلات فوری | تماس‌های ضروری و یا مشکلات فوری |
از فن آوری به سود خود استفاده کنید
راه کارهای فن آوری را برای کمک به تقویت رفتار مورد نظر خود به کار بگیرید، مثلا با برنامه نویسی سرور شرکت، سیستم به صورتی تنظیم شود، حتی اگر ایمیلی خارج از ساعت‌های ارتباطی ارسال شد، تا زمان تعیین شده تحویل گیرنده داده نشود.
رفتار مورد نظر را الگوبرداری کنید
و سرانجام، مدیران باید الگوی رفتاری باشند، وگرنه هیچ کدام از این سیاست‌ها هرگز کار نخواهد کرد. مدیران رده‌های مختلف، باید سخت تلاش کنند تا خود دستورالعمل‌ها را رعایت کنند، و همچنین بر اساس همین رفتارها پاداش و توبیخ در نظر بگیرند. به عنوان مثال، گفتن “متشکرم که بسیار پاسخگو هستید” به کسی که در خارج از ساعت‌های مشخص شده ارتباطی به یک ایمیل پاسخ می دهد، یک پیام دوگانه می فرستد و دستورالعمل‌ها را خراب می‌کند. هر “سیاستی” که مدیریت از آن پیروی نکند، اصلاً قابل اجرا نیست. وقتی مدیران سیاستی را دنبال نمی‌کنند، اعتماد و به همین دلیل فرهنگ را در یک سازمان از بین می‌برد، زیرا در این صورت کارکنان بین “سیاست رسمی” و “نحوه رفتار واقعی” سردرگم می‌مانند.
نتایج ناخواسته‌ی ورود بدون آمادگی سازمان‌ها به موقعیت جدید، می‌تواند به راحتی فرهنگ سازمان را تحت تاثیر قرار دهد. اگر به این شرایط و پیامدها توجه نشود، نتایج ناخواسته با اثرات مضر بلند مدت می‌تواند رخ دهد. اما برای اجرای سیاست‌هایی که به تعادل زندگی شخصی و کاری کارکنان کمک می‌کند و همچنین از فرهنگ سازمان‌ها نیز محافظت می‌کند هنوز دیر نیست.